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Dokumentenmanagement – Ein grober Überblick

27. November 2013

Dokumentenmanagement
Berge von Aktenordern beschreiben in keiner Weise modernes Dokumentenmanagement. In Zeiten zumindest theoretisch papierloser Büros ist es wichtiger denn je, probate Mittel zur Datensicherung und –archivierung ebenso zu kennen wie die Möglichkeiten einer Datenwiederherstellung. Es ist der Graus des Arbeitens schlechthin, wenn die Daten unrettbar verloren scheinen.
Aus Sicht eines Unternehmens kann das schnell ruinös werden, wenn große Mengen an Daten verlorengehen. Und es gibt noch die sogenannte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, wenn man von steuerlich relevanten Daten ausgeht. Dazu zählen Bankunterlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Kassenbücher usw. Bankbürgschaften und Bestellungen beispielsweise müssen übrigens „nur“ sechs Jahre aufbewahrt werden. Für alle, die Details nachlesen möchten, hat die Handelskammer Hamburg eine umfassende Zusammenfassung erstellt.

Mögliche Ansätze

Effiziente Lösungen bieten Drittanbieter wie das Unternehmen Iron Mountain, die sich auf die „Verwaltung“ von Daten spezialisiert haben. Angeboten wird hier vor allem die Digitalisierung von Daten. Dieser sogenannte Scanservice ist eine besonders effektive Möglichkeit, die Kosten für das gesamte Dokumentenmanagement gering zu halten und einem Verlust der Daten vorzubeugen.
Das Unternehmen spricht hier von einem „Lebenszyklus“ von Informationen. Eine interessante Beschreibung, die aber am Ende sehr treffend umschreibt, worum es geht. Lassen wir einmal auf uns wirken, welchen Papierumfang Iron Mountain bislang bereits verwaltet: mehr als 12 Millionen Kubikmeter. Datenbestände auf Papier, Firmenunterlagen, Mails und elektronische Daten jeglicher Art werden gesichert wie historische Kulturgüter. Der Barbarastollen für Unternehmen sozusagen. Wobei es in Schauinsland um Daten auf Mikrofilm geht, die ja vor allem gegen Sabotage, Kriege und Umwelteinflüsse in Fässern gesichert werden.

 



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